نرمافزار مدیریت سالن زیبایی: راهنمای انتخاب درست، پیش از آنکه پول بدهید
اگر هنوز نوبت‌ها را در دفتر می‌نویسید، روزی چند بار با دست‌های رنگی گوشی را جواب می‌دهید و آخر ماه با ماشین‌حساب پورسانت همکارها را درمی‌آورید، وقتش رسیده که دنبال یک نرمافزار مدیریت سالن زیبایی بگردید. مشکل اینجاست که همه‌ی تبلیغ‌ها شبیه هم‌اند و هرکدام خودش را «کامل‌ترین» می‌داند. این راهنما را برای همین نوشته‌ایم: سؤال‌هایی که پیش از پرداخت باید بپرسید، هزینه‌هایی که در صفحه‌ی تعرفه دیده نمی‌شود و یک برنامه‌ی ساده برای یک هفته آزمایش.
نرمافزار مدیریت سالن زیبایی قرار است چه باری از دوشتان بردارد؟
نرمافزار خوب کار تازه‌ای به روزتان اضافه نمی‌کند؛ چند کار تکراری را بی‌سروصدا به عهده می‌گیرد. در بیشتر سالن‌ها این کارها در شش دسته جا می‌گیرند:
- نوبت‌ها: تقویمی که نوبت همه‌ی همکاران را کنار هم نشان دهد و نگذارد دو نوبت یک نفر روی هم بیفتد، به‌علاوه‌ی رزرو آنلاین تا مشتری بدون تماس نوبت بگیرد.
- پیامک: تأیید بلافاصله بعد از رزرو و یادآوری پیش از نوبت، بی‌آنکه کسی یادش بماند بفرستد.
- پرونده‌ی مشتری: سابقه‌ی مراجعه، فرمول رنگ، حساسیت‌ها و یادداشت‌هایی که با رفتن یک همکار گم نمی‌شوند.
- صندوق: فاکتور، پرداخت ترکیبی با نقد و کارتخوان و کارت‌به‌کارت، انعام و رسید.
- تیم: شیفت، مرخصی، پورسانت و حقوق.
- عددها: فروش روز و ماه، ساعت‌های شلوغ و خلوت، درآمد هر همکار.
لازم نیست همه‌ی این‌ها را از روز اول بخواهید. سالنی که یک نفر در آن کار می‌کند شاید فقط تقویم، رزرو آنلاین و پیامک لازم داشته باشد. اما سالنی با پنج همکار، بدون حساب پورسانت و دسترسی جداگانه، خیلی زود دوباره سراغ کاغذ و ماشین‌حساب می‌رود. پس چیزی انتخاب کنید که وقتی سالن بزرگ‌تر شد، مجبور نشوید همه‌چیز را از اول جای دیگری وارد کنید. نرمافزار البته فقط ابزار است؛ خود کار مدیر، از چیدن نوبت‌ها تا حساب سود ماه، را در راهنمای جامع مدیریت سالن زیبایی نوشته‌ایم.
سه نوع نرمافزار سالن که در بازار ایران می‌بینید
اسم‌ها فرق می‌کند، اما تقریباً هر گزینه‌ای که پیدا کنید در یکی از این سه دسته است:
| برنامه‌ی نصبی روی یک رایانه | اپ یا سایت نوبتدهی | پنل آنلاین کامل | |
|---|---|---|---|
| کجا کار می‌کند | فقط رایانه‌ی پذیرش | گوشی مشتری و سالن | رایانه، تبلت و گوشی |
| رزرو آنلاین مشتری | معمولاً ندارد | کار اصلی‌اش همین است | دارد |
| پیامک خودکار | گاهی، با تنظیم جداگانه | معمولاً دارد | دارد |
| صندوق و فاکتور | قوی | ضعیف یا ندارد | دارد |
| حقوق و پورسانت | گاهی | ندارد | دارد |
| مناسب کیست | سالنی که فقط حسابداری می‌خواهد | کسی که فقط رزرو می‌خواهد | سالنی که همه‌چیز را یک‌جا می‌خواهد |
برنامه‌های نصبی سال‌ها کار سالن‌ها را راه انداخته‌اند و برای ثبت فاکتور هنوز هم بد نیستند. ولی مشتری امروز حوصله ندارد برای گرفتن نوبت زنگ بزند، و برنامه‌ای که فقط روی یک رایانه باز میشود، از خانه یا روی گوشی همکار در دسترس نیست. اپ‌های نوبتدهی درست برعکس‌اند: رزرو را خوب انجام می‌دهند، اما وقتی مشتری رسید، حساب‌وکتاب را باید جای دیگری نوشت. نتیجه‌اش دو جا برای یک مشتری است و اطلاعاتی که هیچ‌وقت کامل با هم جور نمی‌شوند. اگر رزرو آنلاین برایتان اولویت اول است، راهنمای نرمافزار نوبتدهی آرایشگاه جزئیات همین بخش را باز کرده است.
۱۲ سؤال پیش از انتخاب نرمافزار مدیریت سالن زیبایی
این سؤال‌ها را از پشتیبانی هر نرم‌افزاری بپرسید. جواب مبهم خودش یک جواب است.
کار روزمره
- تقویم شمسی و اعداد فارسی دارد و ساعت کاری و روزهای تعطیل سالن را درست می‌فهمد؟
- روی گوشی هم راحت است؟ همکاری که فقط گوشی دارد باید بتواند نوبت‌های خودش را ببیند.
- پیامک تأیید و یادآوری خودکار است یا هر بار کسی باید دکمه‌ای بزند؟
- مشتری برای رزرو آنلاین باید اپ نصب کند، یا یک لینک کارش را راه می‌اندازد؟
پول و هزینه
- قیمت بر چه اساسی حساب میشود؛ ماهانه، به ازای هر همکار یا به ازای هر نوبت؟
- از فروش داخل سالن، یا از نوبتی که مشتری خودتان گرفته، درصدی برمی‌دارد؟
- پیامک جدا حساب میشود؟ هر صفحه چقدر؟
- اگر اشتراک را تمدید نکردید، به اطلاعاتتان دسترسی دارید؟
داده و دسترسی
- هر همکار فقط بخش‌های کار خودش را می‌بیند؟ شماره‌ی مشتری‌ها از دید همکارها پنهان می‌ماند؟
- فهرست مشتری‌ها را هر وقت بخواهید، به‌صورت فایل اکسل تحویل می‌گیرید؟
- فهرست فعلی‌تان را، چه در دفتر باشد چه در اکسل، میشود یک‌جا وارد کرد؟
پشتیبانی
- راهنمای فارسی و پشتیبانی واقعی دارد، یا فقط یک فرم تماس؟
اگر فقط فرصت دو سؤال را دارید، سؤال درصد از فروش داخل سالن و سؤال خروجی فهرست مشتری‌ها را بپرسید. مشتری‌ها سرمایه‌ی اصلی سالن‌اند و هر چیزی که آن‌ها را از شما جدا کند، در بلندمدت گران‌تر از هر اشتراکی تمام میشود. در ادبیات کسب‌وکار به این نگاه مدیریت ارتباط با مشتری می‌گویند. برای سالن معنی ساده‌ای دارد: بدانید هر مشتری کی آمده، چه کار کرده و چه دوست دارد، و این دانسته‌ها مال خود سالن باشد. در راهنمای مدیریت مشتریان آرایشگاه نوشته‌ایم در پرونده‌ی هر مشتری دقیقاً چه چیزهایی ارزش ثبت کردن دارد.
هزینه‌هایی که در صفحه‌ی تعرفه نمی‌بینید
قیمت اشتراک فقط بخشی از هزینه است. پیش از تصمیم، این چهار مورد را هم حساب کنید. مدل‌های قیمت‌گذاری و حساب دوازده‌ماهه‌ی هرکدام هم در راهنمای قیمت نرمافزار آرایشگاه آمده است.
پیامک. بیشترِ هزینه‌ی ماهانه‌ی واقعی همین است. سالنی که روزی ده نوبت دارد، ماهی چند صد پیامک تأیید و یادآوری می‌فرستد و هر پیامک فارسی که از حدود ۷۰ نویسه بلندتر شود، دو صفحه حساب میشود. بپرسید سهمیهی رایگان ماهانه دارد یا نه و هر صفحه بعد از آن چند است.
کارمزد هر رزرو. بعضی سامانه‌ها از هر نوبت آنلاین درصد می‌گیرند. عددش را با نوبت‌های خودتان حساب کنید: ماهی ۱۰۰ نوبت آنلاین با میانگین ۵۰۰ هزار تومان یعنی ۵۰ میلیون تومان فروش، و ۱۰ درصد کارمزد یعنی ۵ میلیون تومان در ماه. این عدد از اشتراک بیشتر نرم‌افزارها بزرگ‌تر است.
هزینه‌ی هر همکار. اگر قیمت به ازای هر نفر است، بپرسید دقیقاً چه کسانی شمرده می‌شوند. منشی و مدیری که نوبت نمی‌گیرند نباید هزینه‌ی یک متخصص را داشته باشند.
هزینه‌ی رفتن. گران‌ترین هزینه همانی است که روز اول دیده نمی‌شود. نرم‌افزاری که خروجی فهرست مشتری را نمی‌دهد، روز جدا شدن شما را با دست خالی برمی‌گرداند.
یک هفته آزمایش، پیش از آنکه دل ببندید
دموی ده‌دقیقه‌ای فروشنده چیز زیادی نشان نمی‌دهد. نرمافزار را در یک هفته‌ی معمولی سالن امتحان کنید و دفتر را هم تا آخر هفته کنارش نگه دارید:
| روز | کاری که انجام می‌دهید |
|---|---|
| شنبه | خدمات، مدت هر خدمت و قیمت‌ها را وارد کنید |
| یکشنبه | همکارها و ساعت کاری هر نفر را بسازید |
| دوشنبه | فهرست مشتری‌ها را از اکسل وارد کنید |
| سه‌شنبه | نوبت‌های این هفته را در تقویم بنویسید |
| چهارشنبه | لینک رزرو را برای چند مشتری آشنا بفرستید |
| پنجشنبه | روز شلوغ را کامل با نرمافزار بگذرانید و صندوق را با آن ببندید |
| جمعه | فهرست چیزهای کند یا مبهم را از پشتیبانی بپرسید |
اگر پنجشنبه‌ی شلوغ بدون برگشتن به دفتر گذشت، احتمالاً گزینهی درست را پیدا کرده‌اید. اگر هنوز دودل‌اید که دفتر را کنار بگذارید یا نه، برنامه‌ی یک‌روزه‌ی رفتن از دفتر نوبت به نرمافزار قدم‌به‌قدم همین جابه‌جایی را توضیح می‌دهد.
همکارها را چطور همراه کنیم؟
بیشترِ نرم‌افزارها به خاطر خودشان کنار گذاشته نمی‌شوند؛ کنار گذاشته می‌شوند چون تیم با آن‌ها کنار نیامده است. از روز اول نشان دهید نرمافزار برای همکارها چه دارد، نه فقط برای شما. نوبت‌های خودشان روی گوشی‌شان است، تلفن کمتری جواب می‌دهند و آخر ماه ریز پورسانتشان را می‌بینند. شفافیت درآمد مهم‌ترین چیزی است که یک متخصص از نرمافزار می‌خواهد. در راهنمای محاسبه‌ی پورسانت آرایشگر مدل‌های رایج را با عدد مقایسه کرده‌ایم.
یک نفر را مسئول کنید تا تا آخر هفته‌ی اول هر سؤالی پیش آمد، سراغ او بروند. دسترسی‌ها را هم از همان اول درست بچینید: پذیرش نوبت ثبت کند، متخصص تقویم خودش را ببیند و فقط مالک به گزارش مالی و فهرست کامل مشتری‌ها دسترسی داشته باشد. در وقت این تقسیم‌بندی در سطوح دسترسی تیم آماده است: متخصص‌ها شماره‌ی مشتری‌ها را نمی‌بینند و خروجی کل فهرست فقط دست مالک و مدیر است.
وقت کجای این تصویر است؟
وقت یک پنل آنلاین کامل است که برای سالن‌های ایران ساخته شده: تقویم شمسی، اعداد فارسی، پیامک و درگاه پرداخت ایرانی. تقویم و نوبت‌ها، رزرو آنلاین از صفحه‌ی سالن و لینک اینستاگرام و ویجت سایت، پیامک خودکار تأیید و یادآوری، پرونده‌ی مشتری و صندوق همه در یک پنل‌اند. با پلن تیم، شیفت‌ها، حقوق و پورسانت، کمپین پیامکی و داشبورد تحلیلی هم اضافه میشود.
چند نکته که شاید از همه مهم‌تر باشد:
- یک متخصص قابلرزرو رایگان است؛ اگر تنها کار می‌کنید، تقویم و رزرو آنلاین و فهرست مشتری‌ها را بدون پرداخت دارید.
- هزینه‌ی پلن تیم به تعداد متخصص‌هایی است که نوبت می‌گیرند؛ منشی و مدیر شمرده نمی‌شوند. جزئیات در صفحه‌ی تعرفه‌ها است.
- از پولی که در سالن می‌گیرید، نقد یا کارتخوان، درصدی برداشته نمی‌شود.
- فهرست مشتری‌ها مال شماست و هر وقت بخواهید خروجی می‌گیرید. فهرست فعلی‌تان را هم با یک فایل اکسل وارد می‌کنید؛ روشش در راهنمای فهرست مشتریان آمده است.
- اگر اشتراک تمدید نشود، سالن به پلن رایگان برمی‌گردد و اطلاعات سر جایش می‌ماند.
پیش از انتخاب، این سه کار را بکنید
سه قدم کوچک کافی است. اول، سه دردسر بزرگ سالنتان را روی کاغذ بنویسید؛ مثلاً «تلفن زیاد»، «نیامدن مشتری» یا «دعوای پورسانت». دوم، دوازده سؤال بالا را از دو یا سه گزینه بپرسید و ببینید کدام برای همان سه دردسر جواب روشن دارد. سوم، برنامه‌ی یک‌هفته‌ای را اجرا کنید. اگر هنوز نمی‌دانید چه چیزی را باید از یک نرمافزار مدیریت سالن زیبایی انتظار داشت، صفحه‌ی چرا وقت؟ شش دغدغه‌ی رایج سالن‌ها را کنار راه‌حلشان گذاشته است.
نرمافزار مدیریت سالن زیبایی رایگان هم پیدا میشود؟
بله، اما «رایگان» معمولاً محدودیتی دارد: تعداد همکار، سهمیهی پیامک، یا کارمزد روی هر رزرو. در وقت یک متخصص قابلرزرو رایگان است، با تقویم، رزرو آنلاین، فهرست مشتری و فاکتور ساده. پیش از انتخاب هر گزینهی رایگان، هزینههای پنهان نرمافزارهای نوبتدهی رایگان را هم حساب کنید.
برای سالنی که فقط خودم در آن کار می‌کنم هم لازم است؟
اگر روزی چند نوبت دارید و بخش زیادی از وقتتان صرف جواب دادن به تماس و دایرکت میشود، بله. همان رزرو آنلاین و پیامک یادآوری ساعت‌ها در هفته آزادتان می‌کند و از نوبت‌های فراموش‌شده جلوگیری می‌کند. بخش‌های تیمی مثل حقوق و شیفت را هم تا وقتی همکار ندارید لازم ندارید.
اطلاعات مشتری‌ها در نرمافزار آنلاین امن است و مال چه کسی است؟
پیش از انتخاب بپرسید چه کسی به فهرست دسترسی دارد و آیا خروجی آن همیشه در اختیار شماست. در وقت فهرست مشتری مال سالن است، فقط مالک و مدیر از آن خروجی می‌گیرند و متخصص‌ها شماره‌ی مشتری‌ها را نمی‌بینند؛ بنابراین آرایشگری که سالن را ترک می‌کند، شماره‌ی مشتری‌ها را از پنل با خودش نمی‌برد.
راه‌اندازی نرمافزار سالن چقدر وقت می‌گیرد؟
برای یک سالن معمولی، ساختن خدمات و همکارها یک تا دو ساعت کار است و وارد کردن فهرست مشتری‌ها از اکسل چند دقیقه. بیشترِ زمان صرف عادت کردن تیم میشود؛ به همین دلیل پیشنهاد می‌کنیم یک هفته دفتر و نرمافزار را کنار هم نگه دارید.
