از دفتر نوبتدهی آرایشگاه به نرمافزار در یک روز، بی‌آنکه مشتریای گم شود
دفتر نوبتدهی آرایشگاه سال‌هاست روی پیشخوان سالن شما باز است، با خط چند نفر، چند رنگ خودکار و چند ستاره کنار اسم مشتری‌های بدقول. خوب هم کار کرده؛ تا روزی که گم شود، رنگ رویش بریزد یا دو نفر هم‌زمان یک ساعت را به دو مشتری بدهند. این مقاله نشان می‌دهد دفتر در چه کاری خوب است، کجا کم می‌آورد، و چطور کل سالن را در یک روز، ساعت‌به‌ساعت، به نرمافزار ببرید بی‌آنکه حتی یک مشتری یا نوبت جا بماند.
دفتر نوبتدهی آرایشگاه در چه کاری خوب است؟
پیش از خداحافظی، حق دفتر را بدهیم. دفتر برق و اینترنت نمی‌خواهد، آموزش نمی‌خواهد و هر کسی بلد است در آن بنویسد. هر صفحه یک روز است و با یک نگاه می‌فهمید فردا چقدر شلوغ است. اشتراک ماهانه هم ندارد.
برای سالن یک‌نفره‌ای که روزی چند مشتری ثابت دارد، دفترچه نوبت سالن سال‌ها کافی است. مشکل وقتی شروع میشود که سالن بزرگ‌تر شود، مشتری‌ها بخواهند بدون تماس نوبت بگیرند، یا لازم باشد بدانید مشتریای که الان پشت خط است آخرین بار کی آمده و چه رنگی زده است.
پنج جایی که دفتر نوبت آرایشگاه کم می‌آورد
- یک نفر، یک جا. هر بار فقط یک نفر می‌تواند در دفتر بنویسد و فقط کنار پیشخوان. اگر وسط کار مشتری عروس هستید یا از خانه می‌خواهید برنامه‌ی فردا را ببینید، دفتر دستتان نیست.
- یادآوری نمی‌فرستد. مشتری باید خودش یادش بماند، و وقتی یادش نماند، صندلی خالی می‌ماند.
- سابقه را جمع نمی‌کند. آخرین مراجعه، فرمول رنگ و تعداد نیامدن‌های هر مشتری لای صفحه‌های ماه‌های قبل گم است.
- یک نسخه دارد. یک لیوان آب، یک رنگ ریخته یا یک جابه‌جایی کافی است تا برنامه‌ی سه هفته‌ی آینده از بین برود.
- نوبت آنلاین نمیگیرد. هر نوبت یعنی یک تماس یا یک دایرکت، و تلفن همیشه وقتی زنگ می‌زند که دستتان در رنگ است.
اگر دو مورد از این پنج مورد هر هفته گریبانتان را میگیرد، وقت رفتن است. خوشبختانه این جابه‌جایی کار یک روز است، نه یک ماه.
برنامه‌ی یک‌روزه، از صبح تا شب
روزی را انتخاب کنید که سالن خلوت است یا تعطیل؛ یک جمعه یا صبح شنبه. دفتر را کنار دستتان بگذارید و یک نفر را که با گوشی و اکسل راحت‌تر است کمکتان بیاورید.
ساعت ۹ تا ۱۱: ثبت‌نام، خدمات و همکاران
با شماره موبایل ثبت‌نام کنید. در وقت راه‌اندازی پنج مرحله دارد: نوع سالن، اطلاعات سالن، تیم، خدمات و ساعات کاری. فهرست خدمات بر اساس نوع سالن از پیش آماده است و فقط مدت و قیمت‌ها را با واقعیت سالن یکی میکنید. اگر مطمئن نیستید مدت هر خدمت را چقدر بگذارید، راهنمای زمان‌بندی نوبت آرایشگاه را ببینید. همکارها را با شماره‌ی خودشان اضافه کنید تا پیامک دعوت بگیرند، و منشی را با نقش «پذیرش» که نوبت نمیگیرد و جزو متخصص‌های پلن حساب نمیشود. جزئیات هر مرحله در راهنمای ثبت‌نام و راه‌اندازی سالن آمده است.
ساعت ۱۱ تا ۱۴: فهرست مشتری‌ها
این طولانی‌ترین بخش روز است. صفحه‌های سه تا شش ماه اخیر دفتر را ورق بزنید و نام و موبایل هر مشتری را در یک فایل اکسل بنویسید؛ دفترچه تلفن گوشی سالن را هم فراموش نکنید. با سرعت یک ردیف در هر نیم دقیقه، ۳۰۰ مشتری حدود دو ساعت و نیم کار است. بعد فایل را یک‌جا وارد پنل کنید؛ ورود لیست مشتری به نرمافزار خودش چند دقیقه بیشتر طول نمی‌کشد. نحوه‌ی آماده کردن فایل را پایین‌تر توضیح داده‌ایم.
مشتری‌ها را عمداً پیش از نوبتها وارد می‌کنیم: وقتی فهرست در پنل باشد، عصر برای ثبت هر نوبت فقط نام مشتری را جستجو میکنید و لازم نیست شماره‌ها را دوباره تایپ کنید.
ساعت ۱۵ تا ۱۸: نوبتهای آینده
حالا صفحه‌های روزهای آینده‌ی دفتر را باز کنید و نوبتها را یکی‌یکی در تقویم ثبت کنید. در وقت روی جای خالی ستون همکار بزنید و «افزودن نوبت» را انتخاب کنید؛ همکار، تاریخ و ساعت از قبل پر شده است. مشتری را جستجو کنید، خدمت را انتخاب کنید و ذخیره کنید. هر نوبت حدود یک دقیقه کار دارد و کنار هر نوبتی که منتقل شد، در دفتر تیک بزنید تا چیزی دو بار ثبت یا جا نماند. ثبت نوبت جدید در تقویم همه‌ی جزئیات را دارد.
یک نکته را از قبل بدانید: برای هر نوبت آینده‌ای که به نام مشتری با شماره ثبت کنید، همان لحظه پیامک تأیید می‌رود و اگر زمان یادآوری‌اش نگذشته باشد، یادآوری هم زمان‌بندی میشود. این خبر خوبی است؛ مشتری تاریخ و ساعتش را می‌بیند و اگر در دفتر اشتباهی نوشته شده بود، همین حالا خبر می‌دهد. فقط به همکارها بگویید چند تماس «این پیامک چیه؟» در راه است، و چون این پیامک‌ها از اعتبار پیامک سالن کم میشوند، اگر نوبتهای آینده زیادند پیش از شروع اعتبارتان را نگاه کنید.
ساعت ۱۸ تا ۲۰: لینک رزرو و خبر دادن به مشتری‌ها
آخر روز، لینک صفحه‌ی رزرو سالن را بردارید؛ نشانی‌ای مثل vaghte.com/b/rose-salon. آن را در بیو اینستاگرام، استوری و پیام‌رسان‌ها بگذارید و به مشتری‌های ثابت بگویید از این به بعد می‌توانند بدون تماس، خدمت و متخصص و ساعت را خودشان انتخاب کنند. مشتری برای رزرو اپ نصب نمی‌کند و با لینک خود شما مستقیم به صفحه‌ی سالن و ساعت‌های خالی‌اش می‌رسد.
اگر می‌خواهید بدانید کدام قوانین رزرو را همان روز اول تنظیم کنید، راهنمای نرمافزار نوبتدهی آرایشگاه آن‌ها را یکی‌یکی توضیح داده است.
انتقال مشتریان از اکسل: فایل را این‌طور آماده کنید
برای ورود فهرست به هر نرم‌افزاری، یک فایل اکسل ساده کافی است: هر مشتری یک ردیف و هر نوع اطلاعات یک ستون. در وقت فقط دو ستون اجباری است و بقیه را اگر دارید اضافه کنید. فایل نمونه‌ی آماده هم در صفحه‌ی ورود مشتری‌های پنل هست.
| ستون | اجباری | چه بنویسید |
|---|---|---|
| نام و نام خانوادگی | بله | نام کامل مشتری؛ اگر نام خانوادگی ستون جدا دارد، همان را نگه دارید |
| موبایل | بله | با ۰۹، با ۹۸+ یا حتی بدون صفر اول؛ عدد فارسی یا انگلیسی |
| تاریخ تولد | نه | شمسی، مثل ۱۳۷۰/۰۵/۲۰ |
| جنسیت | نه | زن، مرد یا سایر |
| برچسبها | نه | چند برچسب با «،» جدا، مثل «مشتری ثابت، عروس» |
| یادداشت | نه | همان چیزی که کنار اسمش در دفتر نوشته‌اید، مثل حساسیت یا فرمول رنگ |
| دریافت پیامک تبلیغاتی | نه | بله یا خیر؛ خالی یعنی بله |
چند چیز که وقتتان را نجات می‌دهد. اگر اکسل صفر اول شماره‌ها را حذف کرد، نگران نباشید؛ شماره‌ی بدون صفر هم پذیرفته میشود. فایل‌های قدیمی xls خوانده نمیشوند؛ آن را با Save As به‌صورت Excel Workbook یا CSV UTF-8 ذخیره کنید. پیش از ثبت، پیش‌نمایش نشان می‌دهد چند مشتری تازه‌اند و کدام ردیف‌ها مشکل دارند، مثل شماره‌ی تکراری یا تلفن ثابت؛ همان ردیف‌ها را با دلیلشان دانلود و اصلاح میکنید. با ورود فایل هم به هیچ مشتریای پیامکی نمی‌رود. روش کامل در راهنمای فهرست مشتریان آمده است.
بعد از ورود، پروندهی هر مشتری را کم‌کم کامل کنید. این‌که در پرونده دقیقاً چه چیزهایی ارزش نوشتن دارد، در راهنمای مدیریت مشتریان آرایشگاه آمده است.
یک هفته دفتر و نرمافزار کنار هم
دفتر را فردای جابه‌جایی کنار نگذارید؛ یک هفته کنار دستتان بماند. ولی از همان روز اول یک قاعده بگذارید: حرف آخر را تقویم می‌زند. هر نوبت تازه اول در تقویم ثبت میشود و اگر خواستید، بعد در دفتر. رزروهای آنلاین فقط در تقویم می‌آیند، پس اگر دفتر اصل باشد، این نوبتها گم میشوند.
هر شب پیش از بستن، نوبتهای فردا را در دفتر و تقویم مقایسه کنید. اگر هفت شب پشت هم اختلافی نبود، دفتر را در کشو بگذارید و یک ماه نگهش دارید؛ معمولاً دیگر سراغش نمی‌روید.
وقتی همکارها به دفتر عادت دارند
مقاومت اصلی معمولاً از همکاری است که پانزده سال با دفتر کار کرده. با او از فایده‌ی خودش حرف بزنید، نه از فایده‌ی سالن: نوبت‌هایش روی گوشی خودش است، لازم نیست برای دیدن برنامه‌ی فردا به سالن زنگ بزند و مشتری‌ها کمتر نوبتشان را فراموش می‌کنند.
- یک نفر را که با گوشی راحت‌تر است مسئول هفته‌ی اول کنید تا هر سؤالی پیش آمد، سراغ او بروند.
- یک قاعده را همه بدانند: هیچ نوبتی فقط در دفتر نوشته نشود.
- همکاری که هنوز راحت نیست، چند روز اول نوبت‌هایش را به پذیرش بگوید تا پذیرش ثبت کند.
- پنل را روی گوشی همه نصب کنید و اعلان رزروهای تازه را روشن کنید؛ در وقت پنل مثل یک اپ روی گوشی می‌نشیند.
یک نگرانی رایج هم حریم خصوصی مشتری‌هاست. در وقت همکاری که نقش «متخصص» دارد تقویم و پرونده‌ها را می‌بیند ولی شماره‌ی مشتری‌ها را نه، و از فهرست هم خروجی نمیگیرد. اگر هنوز درباره‌ی انتخاب نرمافزار دودل‌اید، راهنمای انتخاب نرمافزار مدیریت سالن سؤال‌های مهم را کنار هم گذاشته است. در وقت یک متخصص قابل‌رزرو رایگان است و برای تیم بزرگ‌تر، هزینه به تعداد متخصص‌هایی است که نوبت می‌گیرند؛ جزئیاتش در صفحه‌ی تعرفه‌ها است.
همین امروز چه کنیم؟
دو کار کوچک کافی است. روز جابه‌جایی را، ترجیحاً در دو هفته‌ی آینده و در یکی از روزهای خلوت، در تقویم دیواری سالن علامت بزنید. از همین حالا هم شماره‌ی هر مشتری را کامل و خوانا کنار اسمش در دفتر بنویسید. روز جابه‌جایی که برسد، نصف فهرست مشتری‌ها آماده است و دفتر نوبتدهی آرایشگاه آخرین هفته‌هایش را با خیال راحت می‌گذراند.
دفتر نوبتدهی آرایشگاه را کی کنار بگذارم؟
وقتی یک هفته دفتر و نرمافزار را کنار هم نگه داشتید و هر شب نوبتهای فردا در هر دو یکی بود. از روز اول تقویم نرمافزار را مرجع بگیرید، چون رزروهای آنلاین فقط آنجا ثبت میشوند. بعد از هفت شب بدون اختلاف، دفتر را یک ماه در کشو نگه دارید و بعد با خیال راحت بایگانیاش کنید.
اگر اینترنت قطع شد، تکلیف نوبتها چیست؟
پنل آنلاین بدون اینترنت باز نمیشود؛ این را صادقانه بدانید. دو کار ساده جلوی دردسر را میگیرد: هر صبح از نمای روز تقویم یک عکس صفحه بگیرید، و اینترنت همراه گوشی را پشتیبان اینترنت سالن نگه دارید. پیامکهای تأیید و یادآوری از سرور فرستاده میشوند و با قطع شدن اینترنت سالن متوقف نمیشوند.
مشتریای که شماره نمیدهد را چطور ثبت کنم؟
برای نوبت میتوانید «مراجعه حضوری» بزنید تا بدون نام و شماره ثبت شود، ولی چنین نوبتی پیامک یادآوری ندارد و سابقهای هم برای مشتری ساخته نمیشود. بهتر است توضیح دهید شماره فقط برای تأیید و یادآوری نوبت است و بعد از ثبت، اگر نخواهد، پیامک تبلیغاتی نمیگیرد.
سابقهی نوبتهای قبلی هم با فایل اکسل وارد میشود؟
نه؛ با فایل فقط مشخصات مشتری وارد میشود: نام، موبایل، تاریخ تولد، برچسبها و یادداشت. تعداد مراجعه و مجموع خرید از نوبتها و فاکتورهایی ساخته میشود که از این به بعد ثبت میکنید. اگر فرمول رنگ یا نکتهی مهمی از دفتر دارید، آن را در ستون یادداشت بنویسید تا در پروندهی مشتری بماند.
