وظایف منشی آرایشگاه: یک روز کاری کامل، از باز کردن در تا بستن صندوق
وظایف منشی آرایشگاه خیلی بیشتر از جواب دادن تلفن است: او اولین و آخرین آدمی است که مشتری در سالن میبیند، تقویم همه را می‌چیند و آخر شب پول سالن را می‌شمارد. اگر همین کارها قاعده‌ی نوشته نداشته باشند، هر منشی تازه از صفر یاد می‌گیرد و هر اشتباهش مستقیم به مشتری می‌رسد. این راهنما یک روز کامل را ساعت‌به‌ساعت می‌چیند، متن‌های آماده‌ی تماس و دایرکت را میدهد و می‌گوید کار منشی را با چه عددهایی بسنجید و چطور آموزشش بدهید.
وظایف منشی آرایشگاه در یک نگاه
کار پذیرش در بیشتر سالن‌ها در هفت دسته جا می‌گیرد. اگر شرح وظایف پذیرش سالن زیبایی را برای آگهی یا قرارداد لازم دارید، همین فهرست نقطه‌ی شروع است:
- تقویم: ثبت، جابه‌جایی و لغو نوبت برای همهی همکاران، با مدت و همکار درست.
- تلفن و دایرکت: جواب سریع، قیمت درست و رساندن مشتری به یک ساعت مشخص.
- پذیرش حضوری: خوشامد، ثبت رسیدن مشتری و خبر دادن به همکار.
- صندوق: فاکتور از روی نوبت، پرداخت ترکیبی، انعام هر همکار و رسید.
- پروندهی مشتری: شمارهی درست، یادداشت حساسیت‌ها و سلیقه‌ها، مشتری تازه.
- پیگیری: لیست انتظار، تماس برای نوبت‌های بلند فردا و ثبت نیامدنها.
- بستن روز: شمردن صندوق، یادداشت تحویل و مرتب کردن پیشخوان.
آنچه کار منشی نیست را هم بنویسید تا وسط روز بحثش پیش نیاید: تعیین قیمت و تخفیف، قول پس دادن پول یا اصلاح رایگان، و تصمیم دربارهی مشتری بدقول. این‌ها با مالک یا مدیر است. در بسیاری از سالن‌ها منشی نبض روز است، ولی تصمیم‌های پولی مال او نیست. تعریف کلی‌تر این شغل را صفحه‌ی منشی در ویکی‌پدیا آورده؛ نسخه‌ی سالنی‌اش همین هفت دسته است.
یک روز کاری منشی، از باز کردن در تا بستن صندوق
بیشتر وظایف منشی آرایشگاه هر روز در همان ساعت‌ها تکرار می‌شوند و همین خوب است؛ کارهای ثابت را میشود به عادت تبدیل کرد. نمونه‌ی زیر برای سالنی است که از ۱۰ تا ۲۰:۳۰ باز است. اگر سالن شما هم این‌قدر باز است، پذیرش معمولاً دو شیفت میشود یا شیفت عصر را مدیر پوشش میدهد:
| ساعت | کار | نکته |
|---|---|---|
| ۹:۳۰ | باز کردن سالن و چک‌لیست صبح | پول خرد، کارتخوان، کاغذ فیش‌پرینتر |
| ۱۰ | مرور تقویم امروز با همکاران | نوبت‌های بلند، مشتری تازه، یادداشت‌های حساسیت |
| ۱۰:۳۰ تا ۱۳ | پذیرش، تلفن و دایرکت | هر مشتری که رسید، همان لحظه در تقویم |
| ۱۳:۳۰ تا ۱۶ | صندوق و نوبت‌دهی | نوبت بعدی را پیش از رفتن مشتری پیشنهاد بدهید |
| ۱۶ تا ۱۹ | ساعت اوج | تلفن را کوتاه نگه دارید، مشتری حاضر مقدم است |
| ۱۹:۳۰ | پیگیری فردا | تماس برای نوبت‌های بلند، لیست انتظار |
| ۲۰:۳۰ | بستن صندوق | شمردن، تطبیق، یادداشت تحویل |
چک‌لیست صبح کوتاه است و ده دقیقه وقت می‌گیرد: چراغ و دمای سالن، پول خرد صندوق به همان مبلغ ثابت هر روز، کارتخوان و فیش‌پرینتر، پیشخوان و مبل انتظار، و پیام‌ها و دایرکت‌هایی که شب رسیده. مرور تقویم با همکاران هم ده دقیقه است، ولی جلوی خیلی از گرفتاری‌های روز را می‌گیرد: همکاری که صبح بداند ساعت ۱۴ کراتینه‌ی موی بلند دارد، ناهارش را جای دیگری می‌گذارد.
در ساعت‌های شلوغ یک قاعده‌ی ساده کمک میکند: مشتری‌ای که جلوی پیشخوان ایستاده، از کسی که پشت تلفن است مقدم‌تر است. تلفن را جواب بدهید، ولی کوتاه: «یک دقیقه اجازه بدهید، الان برمی‌گردم»، و واقعاً برگردید.
تلفن، دایرکت و لحظه‌های سخت: متن‌های آماده
متن آماده برای طوطی‌وار خواندن نیست؛ برای این است که منشی تازه در لحظه‌ی شلوغ دنبال کلمه نگردد. این چند متن را کنار تلفن بچسبانید و بگذارید منشی آن‌ها را به زبان خودش دربیاورد.
وقتی مشتری وقت می‌خواهد، به‌جای «کی راحتید؟» دو گزینه بدهید که درست پشت نوبت‌های دیگرند:
«برای رنگ ریشه، پنجشنبه ساعت ۱۱ یا ساعت ۱۵ جا داریم؛ کدام برایتان بهتر است؟»
وقتی قیمت می‌پرسند و قیمت به مو بستگی دارد:
«قیمت کراتینه به طول و حجم مو بستگی دارد و از [مبلغ] شروع میشود. اگر بخواهید، یک مشاوره‌ی کوتاه می‌گذاریم تا دقیق بگوییم.»
وقتی مشتری دیر کرده و نوبت بعدی پشت سرش است:
«سلام، از سالن تماس می‌گیرم؛ نوبتتان ساعت ۱۶ بود. اگر تا ده دقیقه‌ی دیگر برسید، کامل انجامش می‌دهیم؛ اگر دیرتر شود، یا کوتاه‌ترش می‌کنیم یا ساعت دیگری برایتان می‌گذاریم.»
وقتی مشتری ناراضی جلوی پیشخوان است، منشی نه دفاع میکند و نه قول میدهد:
«متأسفم که راضی نیستید. بگذارید همین حالا مدیر سالن را صدا کنم تا با هم ببینیم چه کاری از دستمان برمی‌آید.»
برای دایرکت هم یک جواب آماده بسازید که مشتری را به رزرو برساند، نه به گفت‌وگوی بی‌پایان: «سلام، ممنون از پیامتان. برای دیدن ساعت‌های خالی و گرفتن نوبت، لینک بیو را باز کنید؛ اگر دربارهی خدمت سؤالی دارید، همین‌جا بپرسید.» برای لحظه‌های سخت‌تر، از شکایت دربارهی رنگ تا بحث سر لغو، اصول رفتار با مشتری در آرایشگاه را ببینید.
ثبت نوبت، پذیرش مشتری و نوبت‌هایی که نمی‌آیند
بیشترِ دردسرهای تقویم از یک نوبت نیمه‌کاره شروع میشود: «یک کار مو برای خانم رضایی». هر نوبت باید این‌ها را داشته باشد: خدمت دقیق، همکار، نام و شمارهی موبایل مشتری، و اگر لازم است یادداشت. شماره فقط برای تماس نیست؛ پیامک تأیید و یادآوری به همان می‌رود و سابقهی مشتری با همان جمع میشود. اگر مشتری دو خدمت هم‌زمان با دو همکار می‌خواهد، هر خدمت را جدا با همکار خودش ثبت کنید.
در وقت، منشی نوبت را از تقویم یا جای خالی ستون هر همکار ثبت میکند و «زمان‌های آزاد پیشنهادی» را جلوی چشم دارد؛ یک همکار هم نمی‌تواند دو نوبت روی هم بگیرد. مشتری گذری که نمی‌خواهد اطلاعاتش ثبت شود، با «مراجعه حضوری» ثبت میشود و پیامکی برایش نمی‌رود. وقتی مشتری رسید، وضعیت نوبت را «حاضر شد» کنید تا همکار هم در تقویم خودش ببیند. پیش از رفتنش نوبت بعدی را پیشنهاد بدهید؛ با «رزرو مجدد» در جزئیات نوبت، پنل نوبت جدید با همان مشتری، خدمت و همکار باز میشود و کافی است تاریخ را عوض کنید.
تأیید و یادآوری نوبت را لازم نیست منشی دستی بفرستد. پیامک تأیید با ثبت نوبت می‌رود و یادآوری، اگر زمانش را در تنظیمات عوض نکرده باشید، ۲۴ ساعت پیش از نوبت. کار منشی جای دیگری است: عصر، نوبت‌های بلند و گران فردا، مثل کراتینه یا عروس، را یک بار مرور کند و اگر لازم بود تماس بگیرد. مشتری‌ای که نیامد، همان روز «نیامد» ثبت شود و مدیر خبردار شود؛ تصمیم دربارهی مشتری بدقول با مدیر است. راه‌های کم کردن این صندلی‌های خالی را در راهنمای کنسلی نوبت آرایشگاه نوشته‌ایم.
در روزهای پر هم لازم نیست شمارهی مشتری روی کاغذ بماند و قول «خبرتان می‌کنم» فراموش شود. در پلن تیم، منشی مشتری منتظر را با روز، خدمت و بازه‌ی ساعت دلخواهش در لیست انتظار ثبت میکند. با لغو هر نوبت، به منتظران همان روز که همان خدمت یا «هر خدمتی» را خواسته‌اند خودکار پیامک می‌رود، هر بار به حداکثر سه نفر و به ترتیب اولویت، و منشی می‌تواند از روی همان درخواست برایشان نوبت بگذارد. جزئیاتش در راهنمای لیست انتظار است.
صندوق و بستن حساب آخر شب
از میان وظایف منشی آرایشگاه، صندوق جایی است که اشتباه کوچک، ماه بعد به دعوا تبدیل میشود. سه قاعده را منشی هرگز جا نیندازد. اول، فاکتور را از روی خود نوبت باز کند تا خدمت‌ها و همکار هر ردیف درست بیاید؛ پورسانت همکار از همین ردیف‌ها حساب میشود. دوم، انعام را همان لحظه به نام همکار خودش ثبت کند، به‌خصوص وقتی با کارتخوان یا کارت‌به‌کارت آمده است. سوم، برای کارتخوان شمارهی پیگیری و برای کارت‌به‌کارت کد رهگیری را کنار پرداخت بنویسد؛ آخر شب دنبال یک واریز گم‌شده نمی‌گردد.
اگر فاکتوری اشتباه ثبت شد، منشی خودش پاکش نمی‌کند. در وقت، ابطال و استرداد فاکتور فقط با مالک و مدیر است؛ منشی اشتباه را یادداشت میکند و به مدیر می‌گوید. این قاعده به نفع خود او هم هست: هیچ فاکتوری بی‌خبر از مدیر باطل نمی‌شود.
آخر شب، پیش از قفل کردن در، این هشت مورد را تیک بزنید:
برای شمردن صندوق، صفحه‌ی خلاصه فروش روزانه را باز کنید: دریافتی هر روش پرداخت، استردادهای همان روز و سهم انعام همکاران جدا آمده است. پول نقد کشو، منهای پول خرد اول روز، باید با ردیف «نقدی» منهای استرداد نقدی بخواند و جمع کارتخوان با گزارش پایان روز دستگاه. کارت‌به‌کارت‌ها را معمولاً مدیر با اپ بانک تطبیق میدهد. ترتیب کامل و مثال عددی‌اش در راهنمای حسابداری آرایشگاه آمده است.
منشی سالن زیبایی در وقت چه میبیند و چه نمی‌بیند؟
در وقت، منشی نقش «پذیرش» می‌گیرد. دسترسی هر نقش ثابت است و کم و زیاد نمی‌شود؛ پس بهتر است از قبل بدانید این نقش دقیقاً چه دارد.
منشی با نقش پذیرش می‌تواند:
- تقویم همهی همکاران را ببیند و برای همه نوبت ثبت، جابهجا و لغو کند؛ زمان مسدود را هم برای کل تیم بگذارد.
- مشتری تازه بسازد، پرونده را ویرایش کند و شمارهی مشتریها را ببیند تا بتواند تماس بگیرد.
- فاکتور بزند و پرداخت بگیرد، و خلاصه فروش روزانه، فاکتورها و پرداخت‌ها را ببیند.
- لیست انتظار و فرم‌های مشاوره را اداره کند، که هر دو در پلن تیم‌اند.
- منوی خدمات و فهرست اعضای تیم را ببیند، بی‌آن‌که چیزی را عوض کند.
و نمی‌تواند:
- از فهرست مشتریان خروجی بگیرد.
- فاکتور را باطل یا مسترد کند.
- حقوق و پورسانت همکاران، گزارش‌ها و داشبورد تحلیلی را ببیند.
- منوی خدمات و قیمت‌ها، اعضای تیم، انبار، تنظیمات، کمپین‌ها و پیام‌های خودکار را عوض کند.
صفحه‌ی خانه‌ی منشی هم با مالک فرق دارد: به‌جای فروش سالن، برنامه‌ی امروز کل سالن را با نام همکار هر نوبت میبیند، به‌علاوه‌ی درآمد ماه خودش. جدول کامل در سطوح دسترسی تیم آمده است. منشی را با نقش پذیرش اضافه کنید و «قابل‌رزرو» را خاموش بگذارید؛ این‌طور در تقویم ستون نمی‌گیرد و صندلی پلن هم حساب نمی‌شود، چون پلن تیم را فقط به ازای همکارانی می‌پردازید که نوبت می‌گیرند. عددها در صفحه‌ی تعرفه‌ها است.
کار منشی را با چه عددهایی بسنجیم؟
منشی خوب را معمولاً با «خوش‌برخورد است» توصیف می‌کنند، ولی کارش عدد هم دارد. چند عدد ساده را هفته‌ای یک بار با او مرور کنید؛ نه برای سرزنش، برای این‌که ببیند کارش کجا اثر گذاشته است:
بعضی از این عددها را نرمافزار میدهد و بعضی را باید شمرد. میانگین فاکتور را خلاصه فروش روزانه برای هر روز نشان میدهد. نیامدنها را در فهرست نوبت‌ها با فیلتر وضعیت «نیامد» و بازه‌ی زمانی می‌بینید. نوبت بعدی پیش از رفتن و زمان جواب دایرکت را فعلاً با یک شمارش ساده روی کاغذ نگه دارید. مهم این است که هر عدد دست خود منشی باشد؛ او را با عددی که از دستش خارج است، مثل کل فروش سالن، نسنجید.
آموزش منشی آرایشگاه و حقوقش
منشی تازه را روز اول پشت پیشخوان تنها نگذارید؛ وظایف منشی آرایشگاه را باید دید و تمرین کرد، نه فقط خواند. یک برنامه‌ی دو هفته‌ای کافی است:
- روز اول: منو، قیمت‌ها و مدت هر خدمت؛ این‌که هر همکار چه خدماتی انجام میدهد.
- روز دوم: تقویم. ثبت، جابه‌جایی و لغو را روی چند نوبت تمرینی بدون مشتری («مراجعه حضوری») امتحان کند تا پیامکی برای کسی نرود، و آخر کار همه را لغو کند. اگر لیست انتظار دارید، روزی را برای تمرین بردارید که کسی منتظرش نیست؛ لغو هر نوبت به منتظران همان روز پیامک میدهد.
- روز سوم: صندوق، زیر نظر مدیر و روی مشتری‌های واقعی؛ پرداخت ترکیبی، انعام و رسید.
- روز چهارم: متن‌های تلفن و دایرکت، با نقش‌بازی.
- روز پنجم: بستن صندوق کنار مدیر.
- هفته‌ی دوم: کار مستقل، با مرور ده‌دقیقه‌ای آخر هر روز و چند سؤال ساده آخر هفته، مثل «رنگ ریشه چقدر طول می‌کشد؟».
دربارهی حقوق منشی آرایشگاه عدد سراسری قابل اتکایی نیست؛ به شهر، ساعت کار و اندازهی سالن بستگی دارد و باید با حداقلهای قانونی هم جور باشد. منشی معمولاً حقوق ثابت می‌گیرد، نه درصد. اگر پاداش هم میگذارید، آن را به عددهایی ببندید که دست خود اوست، مثل نوبت بعدی پیش از رفتن یا صندوقی که هر شب می‌خواند؛ انگیزه پرسنل آرایشگاه طراحی پاداش را با عدد نشان داده است. برای پیدا کردن خود منشی هم همان مسیر استخدام آرایشگر، از آگهی تا روز آزمایشی با دستمزد، جواب میدهد.
سه برگه پشت پیشخوان
این سه برگه را بنویسید و همان‌جا بزنید. اول، فهرست هفت‌تایی وظایف منشی آرایشگاه، همراه چیزهایی که کار او نیست. دوم، چک‌لیست صبح و شب. سوم، متن‌های آماده‌ی تلفن و دایرکت. بعد یک ساعت ثابت در هفته بگذارید و عددهای پذیرش را با منشی مرور کنید. منشی‌ای که می‌داند دقیقاً از او چه می‌خواهید، هم کمتر اشتباه میکند و هم بیشتر می‌ماند. تقسیم کار صاحب سالن، مدیر و پذیرش را هم در راهنمای مدیریت سالن زیبایی آورده‌ایم.
شرح وظایف منشی سالن زیبایی چیست؟
منشی سالن تقویم همهی همکاران را اداره میکند، تلفن و دایرکت را جواب میدهد و مشتری را به یک ساعت مشخص میرساند، مشتری را هنگام رسیدن پذیرش و در صندوق حساب میکند، پروندهی مشتری را بهروز نگه میدارد، لیست انتظار و نیامدنها را پیگیری میکند و آخر شب صندوق را میبندد. تعیین قیمت، قول پس دادن پول و تصمیم دربارهی مشتری بدقول معمولاً با مالک یا مدیر است.
منشی آرایشگاه چه دسترسیای به اطلاعات مشتریها داشته باشد؟
شمارهی هر مشتری را باید ببیند: وقتی نوبتی جابهجا میشود، مشتری دیر کرده یا جایی در لیست انتظار خالی شده، اوست که زنگ میزند. چیزی که لازم ندارد، فایل کل مشتریهاست. در وقت، نقش پذیرش شمارهها را میبیند و پرونده را ویرایش میکند، ولی دکمهی خروجی فهرست مشتریان فقط برای مالک و مدیر است. اگر سالنتان نرمافزار دیگری دارد، همین دو دسترسی را جدا از هم بپرسید.
حقوق منشی آرایشگاه چقدر است؟
عدد سراسری قابل اتکایی وجود ندارد؛ به شهر، ساعت کار، اندازهی سالن و سابقهی منشی بستگی دارد و باید با حداقلهای قانونی کار هم جور باشد، که دربارهاش از اتحادیه یا یک حسابدار بپرسید. حقوق منشی معمولاً ثابت است. اگر پاداش میگذارید، آن را به عددهایی ببندید که دست خود منشی است، مثل نوبت بعدی پیش از رفتن مشتری یا صندوقی که هر شب بیاختلاف بسته میشود.
منشی می‌تواند فاکتور اشتباه را پاک کند؟
در وقت نه. ابطال و استرداد فاکتور فقط با مالک و مدیر است و منشی دکمه‌اش را نمی‌بیند. اگر فاکتوری اشتباه ثبت شد، منشی آن را یادداشت میکند و به مدیر می‌گوید تا او مسترد کند و فروش درست دوباره ثبت شود. فاکتور باطل‌شده هم پاک نمی‌شود و با تاریخ و علتش در فهرست فاکتورها می‌ماند؛ پس اگر روزی حساب نخواند، ردش پیداست.
